Профессия «Кадровое делопроизводство»
Грамотно организованное кадровое делопроизводство помогает оптимизировать документооборот, решать юридические вопросы и соблюдать трудовое законодательство. Кадровые записи позволяют в любой момент получить существенную информацию о любом сотруднике.
Содержание статьи:
- Кадровое делопроизводство: особенности профессии
- Зачем нужен кадровый учет?
- Какие знания и навыки нужны специалистам по кадровому делопроизводству?
- Какие инструменты используют для учета?
- Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?
- Кадровое делопроизводство или управление персоналом — что выбрать?
- Какое образование должно быть у кадрового делопроизводителя?
- Где можно обучиться дистанционно?
Кадровое делопроизводство: особенности профессии
Кадровое делопроизводство — это схема истории трудоустройства в организации, состоящая из дел персонала. Каждое дело содержит краткий обзор производительности труда сотрудника, его биографию, историю выплат, льгот, переводов, обучения, развития, наград, взысканий и другие трудовые факты. Работники отдела кадров регулярно обращаются к кадровым делам: для подтверждения почтового адреса, оценки заработной платы, расчета компенсаций, подготовки рекомендаций.
Дела содержат конфиденциальные данные, поэтому должны отвечать требованиям безопасности. Всю информацию о работниках рекомендуется разделять на два файла — «личное дело» и «конфиденциальное дело». Личное дело включает следующую информацию:
- Общие сведения. Это основа кадровой папки, содержащая полное имя сотрудника, дату рождения, СНИЛС, номер телефона, домашний адрес, номера экстренных контактов.
- Сведения о найме. Это документы, которые создавались и использовались в процессе найма: объявление о вакансии, заявление о приеме на работу, резюме, сопроводительное письмо, письмо с предложением о работе, описание должности.
- Трудовые соглашения. К ним относятся соглашения, регулирующие условия трудоустройства: трудовой договор, приложения к нему, коллективный договор.
- Сведения о выплатах и льготах. Содержат историю компенсаций для расчета заработной платы, налоговые формы, записи о возмещении расходов.
- Отчеты об эффективности работы. Сюда входят документы, фиксирующие трудовую эффективность: сведения об образовании, обучении, аттестации, повышении и понижении в должности, наградах, дисциплинарных взысканиях.
- Документы, связанные с увольнением. Включают приказ об увольнении, уведомление о льготах, контрольный список увольняющегося, последний чек о зарплате.
Файл с конфиденциальными данными может содержать:
- Медицинские сведения. Это документация с информацией о здоровье и медицинских услугах: формы регистрации в программах страхования, врачебные справки, результаты медицинских осмотров и тестов.
- Результаты проверки биографии. Для снижения рисков для бизнеса, связанных с потенциальными новыми сотрудниками, компании проводят проверку биографии и рекомендаций. Результаты этих расследований могут охватывать многие конфиденциальные аспекты, от кредитной истории до криминального прошлого.
- Документы по судебным разбирательствам. Сюда включаются все заявления, иски, ходатайства, постановления, решения, представления, связанные с судебным процессом. Доступ к ним должны иметь только юридические консультанты.
- Расследование в отношении сотрудников. Предупреждения и дисциплинарные уведомления могут храниться в папке с личным делом, однако детальные записи о расследовании на рабочем месте необходимо сохранять отдельно.
Все сведения важно хранить так, чтобы кадровики могли легко находить и управлять данными, однако посторонние не имели доступа к информации. С развитием цифровых инструментов кадровые службы переносят дела из огнестойкого шкафа в профессиональные программы, повышая удобство использования и безопасность информации.

Зачем нужен кадровый учет?
Для организаций и индивидуальных предпринимателей с наемными работниками ведение кадровой документации — требование законодательства. Вне зависимости от размеров компании нужно вести и хранить:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- положение об оплате труда;
- расчетные листы;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о персональных данных и согласия на их обработку;
- графики отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- локальные нормативные акты.
Данные документы могут запросить проверяющие из Федеральной налоговой службы, Социального фонда, Роскомнадзора, Государственной трудовой инспекции и других контролирующих органов. Если документов не окажется или в них будут выявлены нарушения, компанию ждут штрафы.
Помимо соблюдения нормативных требований, кадровый учет позволяет организации:
сопоставлять кадровые ресурсы с требованиями производства и стратегией развития, определять потребности в персонале;
избегать исков или защищаться в суде в случае возникновения спора с работником;
оценивать эффективность и производительность отдельных работников или групп;
контролировать последовательность и справедливое отношение к соискателям и сотрудникам;
принимать решения относительно укомплектования штата: о наборе, переводе и увольнении.
Какие знания и навыки нужны специалистам по кадровому делопроизводству?
Для успешной карьеры в области управления кадровыми записями требуются следующие компетенции:
- Аналитические навыки. Специалисту необходимо уметь определять, какие сведения являются релевантными, ценными и надежными, и как они соотносятся с целями, политикой и процессами организации. Ему требуется классифицировать, индексировать и маркировать записи в соответствии с их содержанием, форматом и контекстом, соблюдать графики хранения и утилизации. Аналитические навыки помогают оптимизировать кадровый учет, улучшить производительность и удобство использования, обеспечить его безопасность.
- Навыки коммуникации. Делопроизводители должны эффективно общаться с менеджерами, специалистами отдела кадров, руководителями и персоналом. Им необходимо объяснять, какие данные собираются и для чего, предоставлять четкие указания по созданию, доступу и использованию записей.
- Технические навыки. Специалисты должны уметь адаптироваться к различным технологиям и инструментам, которые поддерживают делопроизводство. Им необходимо знать особенности и функции программного обеспечения для работы с базами данных, системами управления документами, электронным контентом. Преимуществом будет умение работать с различными типами форматов: бумажным, цифровым, аудиовизуальным, веб. Повысить эффективность, качество и доступность управления делами, быстро решать проблемы и устранять неполадки поможет осведомленность в области облачных вычислений, искусственного интеллекта, блокчейн и метаданных.
- Организаторские способности. Кадровику нужно уметь планировать и управлять делопроизводством. Для этого необходимо ставить цели и задачи, определять роли и обязанности, распределять ресурсы и бюджет, отслеживать прогресс и производительность, оценивать результаты. Специалист должен уметь расставлять приоритеты в задачах, управлять временем, справляться со стрессом, управлять изменениями и работать в условиях неопределенности.
- Этические навыки. Поскольку специалист работает с персональными данными, ему важно уважать конфиденциальность, приватность и безопасность информации, уметь защищать ее от несанкционированного доступа, использования, раскрытия, изменения или уничтожения. Он должен соблюдать законы, правила и политики, регулирующие управление записями, поддерживать целостность, подлинность, надежность, точность, полноту и согласованность информации. Этические навыки помогут сохранить доверие и репутацию организации, избежать юридических, финансовых или репутационных рисков.

Какие инструменты используют для учета?
Для эффективного ведения кадрового учета компании используют специализированное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы, упростить поддержание актуальности и точности сведений.
Для управления записями кадровики применяют облачную платформу, которая позволяет хранить, получать доступ и обновлять данные онлайн. Переход на облачные технологии помогает отказаться от бумажных файлов, сократить расходы на хранение, избежать потери или повреждения данных. Облачная платформа дает работникам компании возможность получать доступ к информации из любого места, в любое время и с любого устройства в соответствии с правами доступа.
Система управления документами позволяет создавать, организовывать и делиться данными в электронном виде. Она помогает делопроизводителям упростить процесс создания файлов и организовать их по категориям, тегам, папкам и разрешениям. Система позволяет делиться карточками с коллегами, менеджерами или сотрудниками, совместно работать над ними, добавляя комментарии и отзывы.
Инструменты анализа данных позволяют кадровым специалистам измерять, сравнивать и оценивать текучесть кадров, удержание, вовлеченность, производительность или эффективность работников. Они помогают визуализировать сведения — создавать диаграммы, графики, панели мониторинга и отчеты. Средства защиты данных позволяют защищать, резервировать и восстанавливать кадровые данные, предоставляя функции шифрования, аутентификации и авторизации.
Программы для самообслуживания — это инструмент для сотрудников, который позволяет делопроизводителю предоставлять работникам доступ к собственным данным и их обновлению. Программы самообслуживания могут помочь:
- сократить административную нагрузку — сотрудники сами просматривают, редактируют или запрашивают изменения в их личной информации, контрактах, льготах или платежных ведомостях;
- повысить точность сведений — работники регулярно проверяют, исправляют или обновляют свои данные;
- повысить удовлетворенность персонала — работники получают больше контроля, прозрачности и удобства в отношении личной информации.
Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?
В зависимости от размера организации кадровое делопроизводство может вести отдел кадров либо один сотрудник — специалист по кадровому делопроизводству, директор, кадровик, бухгалтер или юрист. Эту задачу можно передать на аутсорсинг.
Кадровое делопроизводство или управление персоналом — что выбрать?
Кадровик занимается документационным обеспечением кадровой службы: оформляет, ведет и актуализирует документы сотрудников, составляет необходимую отчетность. Сфера деятельности менеджера по управлению персоналом шире: он ищет и нанимает работников, помогает в адаптации, занимается обучением и развитием, анализирует продуктивность, решает трудовые споры, контролирует выплаты и компенсации.
Кадровое делопроизводство — одна из областей HR-менеджмента, которая выделяется в самостоятельное направление с увеличением размеров бизнеса. Делопроизводитель работает преимущественно с документами, менеджер по кадрам — с людьми.

Какое образование должно быть у кадрового делопроизводителя?
Согласно профессиональному стандарту «Специалист по управлению персоналом», делопроизводителю необходимо среднее профессиональное или высшее образование в области документационного обеспечения работы с персоналом. Если образование непрофильное, требуется пройти профессиональную переподготовку
Уровень средней заработной платы | Количество вакансий по РФ | Карьера, места занятости | Какое образование нужно для того, чтобы стать специалистом по Кадровому делопроизводству |
В РФ: 40000-90000р. В Москве: 75000-160000р. | 8 347 | Специалист по Кадровому делопроизводству – это одна из самых востребованных профессий в РФ. Любая организация в той или иной степени нуждается в услугах данных специалистов. Карьера часто направлена от должности рядового специалиста по кадровому делопроизводству до директора отдела по кадровому делопроизводству в крупных компаниях | Проф. переподготовка Высшее образование |
Где можно обучиться дистанционно?
Сибирский Корпоративный Университет обучает кадровых делопроизводителей дистанционно. Для зачисления в учебный центр достаточно диплома о любом среднем или высшем образовании. После оплаты курса слушатели получают доступ к личному кабинету и могут изучать образовательные материалы в удобном темпе. Окончить программу можно за 1,5 – 3 месяца. По завершении переподготовки выдается диплом установленного образца, в котором указана квалификация и количество учебных часов. Диплом подтверждает право вести кадровое делопроизводство.
Другие статьи
Обучение контролеров-распорядителей. На что стоит обратить внимание при выборе образовательной организации.
Содержание статьи: Как выбрать образовательную организациюСроки выдачи удостоверенияМифы об обучении на контролера-распорядителяМиф 1. Удостоверение о повышении квалификации — это то…
Профессия Контролер-распорядитель: суть профессии и как выучиться.
Контролеры-распорядители — незаменимы при организации и соблюдении общественного порядка на массовых спортивных мероприятиях разного формата и масштаба. Их задача —…