Профессия «Кадровое делопроизводство»

Грамотно организованное кадровое делопроизводство помогает оптимизировать документооборот, решать юридические вопросы и соблюдать трудовое законодательство. Кадровые записи позволяют в любой момент получить существенную информацию о любом сотруднике.

Содержание статьи:

• Кадровое делопроизводство: особенности профессии
• Зачем нужен кадровый учет?
• Какие знания и навыки нужны специалистам по кадровому делопроизводству?
• Какие инструменты используют для учета?
• Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?
• Кадровое делопроизводство или управление персоналом — что выбрать?
• Какое образование должно быть у кадрового делопроизводителя?
• Где можно обучиться дистанционно?

Кадровое делопроизводство: особенности профессии

Кадровое делопроизводство — это схема истории трудоустройства в организации, состоящая из дел персонала. Каждое дело содержит краткий обзор производительности труда сотрудника, его биографию, историю выплат, льгот, переводов, обучения, развития, наград, взысканий и другие трудовые факты. Работники отдела кадров регулярно обращаются к кадровым делам: для подтверждения почтового адреса, оценки заработной платы, расчета компенсаций, подготовки рекомендаций.

Дела содержат конфиденциальные данные, поэтому должны отвечать требованиям безопасности. Всю информацию о работниках рекомендуется разделять на два файла — «личное дело» и «конфиденциальное дело». Личное дело включает следующую информацию:

1. Общие сведения. Это основа кадровой папки, содержащая полное имя сотрудника, дату рождения, СНИЛС, номер телефона, домашний адрес, номера экстренных контактов.
2. Сведения о найме. Это документы, которые создавались и использовались в процессе найма: объявление о вакансии, заявление о приеме на работу, резюме, сопроводительное письмо, письмо с предложением о работе, описание должности.
3. Трудовые соглашения. К ним относятся соглашения, регулирующие условия трудоустройства: трудовой договор, приложения к нему, коллективный договор.
4. Сведения о выплатах и льготах. Содержат историю компенсаций для расчета заработной платы, налоговые формы, записи о возмещении расходов.
5. Отчеты об эффективности работы. Сюда входят документы, фиксирующие трудовую эффективность: сведения об образовании, обучении, аттестации, повышении и понижении в должности, наградах, дисциплинарных взысканиях.
6. Документы, связанные с увольнением. Включают приказ об увольнении, уведомление о льготах, контрольный список увольняющегося, последний чек о зарплате.

Файл с конфиденциальными данными может содержать:

1. Медицинские сведения. Это документация с информацией о здоровье и медицинских услугах: формы регистрации в программах страхования, врачебные справки, результаты медицинских осмотров и тестов.
2. Результаты проверки биографии. Для снижения рисков для бизнеса, связанных с потенциальными новыми сотрудниками, компании проводят проверку биографии и рекомендаций. Результаты этих расследований могут охватывать многие конфиденциальные аспекты, от кредитной истории до криминального прошлого.
3. Документы по судебным разбирательствам. Сюда включаются все заявления, иски, ходатайства, постановления, решения, представления, связанные с судебным процессом. Доступ к ним должны иметь только юридические консультанты.
4. Расследование в отношении сотрудников. Предупреждения и дисциплинарные уведомления могут храниться в папке с личным делом, однако детальные записи о расследовании на рабочем месте необходимо сохранять отдельно.

Все сведения важно хранить так, чтобы кадровики могли легко находить и управлять данными, однако посторонние не имели доступа к информации. С развитием цифровых инструментов кадровые службы переносят дела из огнестойкого шкафа в профессиональные программы, повышая удобство использования и безопасность информации.

Зачем нужен кадровый учет?

Для организаций и индивидуальных предпринимателей с наемными работниками ведение кадровой документации — требование законодательства. Вне зависимости от размеров компании нужно вести и хранить:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки;
• положение об оплате труда;
• расчетные листы;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение о персональных данных и согласия на их обработку;
• графики отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• локальные нормативные акты.

Данные документы могут запросить проверяющие из Федеральной налоговой службы, Социального фонда, Роскомнадзора, Государственной трудовой инспекции и других контролирующих органов. Если документов не окажется или в них будут выявлены нарушения, компанию ждут штрафы.
Помимо соблюдения нормативных требований, кадровый учет позволяет организации:

сопоставлять кадровые ресурсы с требованиями производства и стратегией развития, определять потребности в персонале;
избегать исков или защищаться в суде в случае возникновения спора с работником;
оценивать эффективность и производительность отдельных работников или групп;
контролировать последовательность и справедливое отношение к соискателям и сотрудникам;
принимать решения относительно укомплектования штата: о наборе, переводе и увольнении.

Какие знания и навыки нужны специалистам по кадровому делопроизводству?

Для успешной карьеры в области управления кадровыми записями требуются следующие компетенции:

1. Аналитические навыки. Специалисту необходимо уметь определять, какие сведения являются релевантными, ценными и надежными, и как они соотносятся с целями, политикой и процессами организации. Ему требуется классифицировать, индексировать и маркировать записи в соответствии с их содержанием, форматом и контекстом, соблюдать графики хранения и утилизации. Аналитические навыки помогают оптимизировать кадровый учет, улучшить производительность и удобство использования, обеспечить его безопасность.
2. Навыки коммуникации. Делопроизводители должны эффективно общаться с менеджерами, специалистами отдела кадров, руководителями и персоналом. Им необходимо объяснять, какие данные собираются и для чего, предоставлять четкие указания по созданию, доступу и использованию записей.
3. Технические навыки. Специалисты должны уметь адаптироваться к различным технологиям и инструментам, которые поддерживают делопроизводство. Им необходимо знать особенности и функции программного обеспечения для работы с базами данных, системами управления документами, электронным контентом. Преимуществом будет умение работать с различными типами форматов: бумажным, цифровым, аудиовизуальным, веб. Повысить эффективность, качество и доступность управления делами, быстро решать проблемы и устранять неполадки поможет осведомленность в области облачных вычислений, искусственного интеллекта, блокчейн и метаданных.
4. Организаторские способности. Кадровику нужно уметь планировать и управлять делопроизводством. Для этого необходимо ставить цели и задачи, определять роли и обязанности, распределять ресурсы и бюджет, отслеживать прогресс и производительность, оценивать результаты. Специалист должен уметь расставлять приоритеты в задачах, управлять временем, справляться со стрессом, управлять изменениями и работать в условиях неопределенности.
5. Этические навыки. Поскольку специалист работает с персональными данными, ему важно уважать конфиденциальность, приватность и безопасность информации, уметь защищать ее от несанкционированного доступа, использования, раскрытия, изменения или уничтожения. Он должен соблюдать законы, правила и политики, регулирующие управление записями, поддерживать целостность, подлинность, надежность, точность, полноту и согласованность информации. Этические навыки помогут сохранить доверие и репутацию организации, избежать юридических, финансовых или репутационных рисков.

Какие инструменты используют для учета?

Для эффективного ведения кадрового учета компании используют специализированное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы, упростить поддержание актуальности и точности сведений.

Для управления записями кадровики применяют облачную платформу, которая позволяет хранить, получать доступ и обновлять данные онлайн. Переход на облачные технологии помогает отказаться от бумажных файлов, сократить расходы на хранение, избежать потери или повреждения данных. Облачная платформа дает работникам компании возможность получать доступ к информации из любого места, в любое время и с любого устройства в соответствии с правами доступа.

Система управления документами позволяет создавать, организовывать и делиться данными в электронном виде. Она помогает делопроизводителям упростить процесс создания файлов и организовать их по категориям, тегам, папкам и разрешениям. Система позволяет делиться карточками с коллегами, менеджерами или сотрудниками, совместно работать над ними, добавляя комментарии и отзывы.

Инструменты анализа данных позволяют кадровым специалистам измерять, сравнивать и оценивать текучесть кадров, удержание, вовлеченность, производительность или эффективность работников. Они помогают визуализировать сведения — создавать диаграммы, графики, панели мониторинга и отчеты. Средства защиты данных позволяют защищать, резервировать и восстанавливать кадровые данные, предоставляя функции шифрования, аутентификации и авторизации.

Программы для самообслуживания — это инструмент для сотрудников, который позволяет делопроизводителю предоставлять работникам доступ к собственным данным и их обновлению. Программы самообслуживания могут помочь:

• сократить административную нагрузку — сотрудники сами просматривают, редактируют или запрашивают изменения в их личной информации, контрактах, льготах или платежных ведомостях;
• повысить точность сведений — работники регулярно проверяют, исправляют или обновляют свои данные;
• повысить удовлетворенность персонала — работники получают больше контроля, прозрачности и удобства в отношении личной информации.

Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?

В зависимости от размера организации кадровое делопроизводство может вести отдел кадров либо один сотрудник — специалист по кадровому делопроизводству, директор, кадровик, бухгалтер или юрист. Эту задачу можно передать на аутсорсинг.

Кадровое делопроизводство или управление персоналом — что выбрать?

Кадровик занимается документационным обеспечением кадровой службы: оформляет, ведет и актуализирует документы сотрудников, составляет необходимую отчетность. Сфера деятельности менеджера по управлению персоналом шире: он ищет и нанимает работников, помогает в адаптации, занимается обучением и развитием, анализирует продуктивность, решает трудовые споры, контролирует выплаты и компенсации.

Кадровое делопроизводство — одна из областей HR-менеджмента, которая выделяется в самостоятельное направление с увеличением размеров бизнеса. Делопроизводитель работает преимущественно с документами, менеджер по кадрам — с людьми.

Какое образование должно быть у кадрового делопроизводителя?

Согласно профессиональному стандарту «Специалист по управлению персоналом», делопроизводителю необходимо среднее профессиональное или высшее образование в области документационного обеспечения работы с персоналом. Если образование непрофильное, требуется пройти профессиональную переподготовку

Где можно обучиться дистанционно?

Сибирский Корпоративный Университет обучает кадровых делопроизводителей дистанционно. Для зачисления в учебный центр достаточно диплома о любом среднем или высшем образовании. После оплаты курса слушатели получают доступ к личному кабинету и могут изучать образовательные материалы в удобном темпе. Окончить программу можно за 1,5 – 3 месяца. По завершении переподготовки выдается диплом установленного образца, в котором указана квалификация и количество учебных часов. Диплом подтверждает право вести кадровое делопроизводство.