Профессия Делопроизводитель

Делопроизводитель отвечает за управление и ведение всех документов компании, обеспечивая их актуальность, легкий доступ и надлежащее хранение. От него зависит точность и целостность системы документационного управления, поэтому специалисту необходимо высокое внимание к деталям.

Содержание статьи:

• Делопроизводитель — кто это и чем занимается
• Должностные обязанности делопроизводителя
• Востребованность профессии делопроизводителя
• Где работает делопроизводитель
• Навыки и качества делопроизводителя
• Сколько получает делопроизводитель
• Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
• Обучение на делопроизводителя

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

Основная обязанность делопроизводителя — управление жизненным циклом документации, от создания до утилизации. Он отслеживает и контролирует технические и деловые документы в соответствии с деловыми стандартами фирмы. Специалист проверяет информацию в документах компании, чтобы гарантировать, что информация о клиентах верна и актуализирована во всех файлах. С развитием технологий организации все больше внедряют электронный документооборот, поэтому делопроизводитель должен уметь работать с цифровыми системами и базами данных.

Должностные обязанности делопроизводителя

Точные функции делопроизводителя зависят от компании, но в его общие обязанности входит:

• проверка документов на точность, полноту, соответствие стандартам и правилам фирмы и законодательства;
• сортировка, архивация, маркировка и индексация документов в физических или электронных системах;
• извлечение, копирование, сканирование и распространение документации;
• обеспечение легкого доступа к документам и их надлежащего хранения;
• обновление и ведение записей и баз данных;
• архивирование, очистка и уничтожение документов в соответствии с графиками и политиками хранения;
• поддержание точности и целостности системы документооборота;
• реагирование на запросы от внутренних и внешних сторон;
• соблюдение протоколов безопасности и конфиденциальности;
• сообщение руководству о любых файловых проблемах или несоответствиях;
• обучение персонала процедурам контроля документов;
• помощь в проведении внутренних и внешних аудитов, предоставление необходимой документации;
• ведение журнала действий по контролю документооборота, подготовка отчетов;
• поддержка системы резервного копирования критически важных документов;
• сортировка, доставка, сбор и отправка почты;
• ответы на телефонные звонки и электронные письма по вопросам организации документации;
• устранение неполадок офисного оборудования;
• вызов специалистов для технического обслуживания и ремонта офисной техники.

Востребованность профессии делопроизводителя

Профессия делопроизводителя стабильно востребована: с 2012 по 2025 год занятость в ней выросла почти на 50%, что выше, чем у всех вспомогательных работников конторской службы. Даже в период пандемии, несмотря на экономические ограничения, число рабочих мест в сфере документооборота увеличилось на 2 миллиона. В 2023 году 46% делопроизводителей были заняты в сфере государственного управления, производства, оптовой и розничной торговли. Около 60% специалистов работают общими делопроизводителем, 35% — секретарями, 5% — операторами персонального компьютера. Спрос на специалистов последней категории постепенно снижается.

По данным Бюро статистики труда США в период с 2023 по 2033 годы занятость делопроизводителей снизится на 1%. Прогнозируется, что до 2035 года уровень квалификации профессии изменится, и больше работников получат квалификацию высокого уровня. Основной фактор изменения навыков, требуемых от делопроизводителей — цифровизация, которая продолжит влиять на задачи, выполняемые специалистами.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводство налажено в любой организации, поэтому специалист может устроиться в:

• офисы компаний и предприятий;
• государственные и муниципальные учреждения;
• школы, гимназии, техникумы, колледжи, университеты, институты;
• больницы, поликлиники, частные клиники, профильные медицинские и реабилитационные центры;
• юридические фирмы и адвокатские бюро;
• банки, страховые компании, пенсионные фонды;
• министерства, департаменты, управления гражданской службы;
• музеи, библиотеки, галереи и другие культурные учреждения.

Делопроизводитель может работать на аутсорсе — вести документооборот компаний, не находясь в их штате. Это позволяет специалисту вести сразу несколько фирм и не быть привязанным к месту работы.

Чтобы стать делопроизводителем, требуется опыт работы в офисе или административной сфере. Начать можно со стажировки или должности начального уровня в области документоведения: секретаря, специалиста по вводу данных или административного помощника. Другой вариант получения опыта — работа волонтером в библиотеках, архивах или некоммерческих организациях.

Навыки и качества делопроизводителя

Чтобы успешно управлять документооборотом, специалисту необходимы следующие личные навыки и компетенции:

1. Технические навыки. Помогают понимать и управлять разными типами документов, их организацией, созданием, редактированием, контролем версий, устранением неполадок. Способствуют грамотному использованию цифровых инструментов, соблюдению безопасности данных, контролю качества, коммуникации с заинтересованными сторонами. Технические навыки включают:
   • умение пользоваться офисным оборудованием и программным обеспечением;
   • знание различных форматов документов и порядка их конвертации;
   • умение пользоваться системами документационного управления;
   • понимание процедур безопасности и резервного копирования.
2. Организационные навыки. Позволяют отслеживать файлы и записи, быстро находить документы, когда это необходимо. К организационным относятся навыки:
   • разрабатывать и соблюдать единую систему именования и хранения, например с использованием описательных названий, дат и категорий;
   • создавать и поддерживать индексы, папки и метки для документов, что облегчает их поиск и извлечение;
   • сортировать и расставлять документацию по приоритетам в соответствии с релевантностью, срочностью и статусом;
   • регулярно просматривать и обновлять документы, чтобы гарантировать их точность, полноту и актуальность;
   • удалять или утилизировать устаревшие или избыточные файлы, чтобы освободить место и избежать беспорядка.
3. Коммуникационные навыки. Включают умения:
   • составлять электронные и бумажные письма, соблюдая правила грамматики, орфографии и пунктуации;
   • редактировать и вычитывать тексты на предмет любых ошибок, несоответствий или двусмысленностей, примененяя рекомендации по форматированию и стилю;
   • сотрудничать и координировать действия с другими пользователями документов для своевременного и точного обмена информацией;
   • вносить в файлы необходимые изменения или доработки, предоставляя и получая предложения, исправления или одобрения;
   • представлять и объяснять данные разным аудиториям, используя правильный язык и тон.
4. Аналитические навыки. Логическое и творческое мышление позволяет делопроизводителю:
   • исследовать и собирать информацию из разных источников для создания или обновления документов;
   • сравнивать и сопоставлять разные файлы;
   • оценивать данные;
   • решать проблемы, связанные с документацией: выявлять сходства, различия и изменения, делать выводы и давать рекомендации;
   • измерять производительность и влияние файлов.
5. Навыки обучения. Помогают специалисту быть в курсе последних тенденций, технологий и передового опыта в области документооборота. Делопроизводителю следует пользоваться любыми возможностями обучения и делиться своими навыками и знаниями, посещая тренинги, курсы, вебинары, конференции. Важно применять полученные знания к задачам и проектам и оценивать результаты.

Сколько получает делопроизводитель

Зарплата делопроизводителя зависит от региона проживания, типа и размера организации, формата работы, опыта и квалификации. В среднем он получает от:

• Москва — 59 905 рублей;
• Салехард — 52 500 рублей;
• Санкт-Петербург — 50 085 рублей;
• Якутск — 50 000 рублей;
• Петропавловск-Камчатский — 50 000 рублей;
• Хабаровск— 43 800 рублей;
• Симферополь — 40 000 рублей;
• Ижевск — 35 000 рублей;
• Махачкала — 35 000 рублей;
• Йошкар-Ола — 30 000 рублей;
• по России — 41 516 рублей.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

К достоинствам профессии относятся:

1. Низкий порог вхождения в профессию. Часто работодатели принимают специалистов с базовым образованием без опыта.
2. Вариативность рабочих условий. Делопроизводство налажено в любой организации, поэтому у специалиста много возможностей для трудоустройства.
3. Гибкий график. В зависимости от компании специалист может работать полный или неполный день, по совместительству или дистанционно.
4. Множество рабочих обязанностей. Делопроизводитель выполняет много разноплановых задач, необходимых для эффективной деятельности компании, поэтому в течение дня остается в тонусе.
5. Спокойная работа. Специалисты обычно выполняют типовые задачи, поэтому не испытывают большого стресса. Это физически простая работа, поэтому подходит для людей с ограничениями здоровья.
   

Среди недостатков профессии можно выделить:

1. Средняя оплата труда. Зарплата большинства делопроизводителей соответствует средней по стране — от 40 тысяч рублей.
2. Регулярные сверхурочные часы. Специалистам часто приходится дольше задерживаться в офисе, чтобы выполнить весь объем задач. Оплата сверхурочных зависит от работодателя.
3. Высокая нагрузка. Работа делопроизводителя требует внимания и ответственного подхода на протяжении почти всего дня, что может быть утомительно.
4. Множество формальностей. Профессия оптимальна для скрупулезных людей, которым нравится наблюдать большое количество строгих процедур. Для остальных необходимость помнить множество правил и положений может вызывать стресс.

Обучение на делопроизводителя

Согласно профессиональному стандарту «Специалист по управлению документами организации», для работы делопроизводителем требуется высшее образование. Если оно непрофильное, необходима профессиональная переподготовка в области документоведения.

Пройти переподготовку можно в Сибирском Корпоративном Университете. Обучение проводится дистанционно, что позволяет слушателям совмещать занятия с работой и отдыхом. Закончить курс можно за 1,5 – 2 месяца, в зависимости от типа учебного плана и темпа обучения.

После освоения программы слушатель получит диплом, который подтверждает право работать делопроизводителем. В дальнейшем специалисту необходимо не реже раза каждые три года проходить курсы повышения квалификации.